Envoi

Manuel d'utilisation de SimplyPaie

Demandes de paiement

1) Nouvelle demande

Assurez-vous d'être en mode "Paiements reçus" en cliquant sur l'onglet correspondant en gris (si vous l'êtes déjà, il apparaîtra en rouge) :

Ensuite, tout se fait avec la barre orange :

Remplissez les trois champs : nom du payeur (particulier ou société), email (ou numéro de téléphone pour une demande par SMS) et montant.

Choisissez votre devise en cliquant sur l'icône de la monnaie :

Si vous le souhaitez, ajoutez un document à votre demande de paiement (cela n'aura d'effet que sur les demandes par mail) :

Cliquez enfin sur l'icône correspondant au type de paiement souhaité : la flèche pour un paiement normal :

Ou le sablier pour une caution sur une carte bancaire (encaissable sous 7 jours) :

En cliquant, un menu déroulant apparaîtra, qui vous permet de choisir un mode parmi les 3 modes possibles :

L'icône du "V" vous permet de créer la demande de paiement et d'accéder instantanément à la page de saisie des données de carte bancaire : c'est le plus utile pour un paiement en direct avec le client en face-à-face. Aucun mail ne sera envoyé.

L'icône des chaînons vous permet de créer la demande de paiement, mais sans y accéder (vous pouvez dans tous les cas accéder par la suite à la page de paiement). Aucun mail ne sera envoyé.

L'icône du mail vous permet de laisser SimplyPaie envoyer automatiquement un email avec demande de paiement, dès le clic sur ce bouton. Il contiendra en pièce jointe le document que vous avez précédemment choisi si vous en avez joint un. Ces mails sont personnalisables (voir section "Options").

Après avoir cliqué, la nouvelle demande apparaît juste en dessous de la barre orange et c'est terminé !

2) Informations sur une demande de paiement

Sur la ligne correpondant à une demande de paiement, plusieurs informations sont disponibles :

La première image à gauche indique le mode de la demande choisi (direct: icône "V", par lien: icône chaînon, ou par mail).

Ensuite apparaît le nom du payeur. Ce nom peut être différent de celui que vous avez rentré en créant la demande de paiement, si l'adresse e-mail rentrée correspond à un payeur déjà inscrit sur SimplyPaie sous un autre nom. En passant la souris au dessus, vous obtiendrez l'email du payeur.

En cliquant sur le nom, vous pré-remplissez les champs nom et email de la barre orange pour renvoyer rapidement une demande à ce même payeur.

Ensuite apparaissent le montant du paiement avec sa devise, ainsi que la date de création de la demande de paiement (attention, ce n'est pas la date de réception de l'argent).

Puis apparaît le statut du paiement : créé, relancé (avec le nombre de relances envoyées), payé, autorisée (cela signifie que le paiement était une caution sur carte et qu'elle a été validée par le payeur, elle est donc disponible pour encaissement si besoin, à l'aide du bouton "dollar" à droite de la ligne).

3) Actions sur une demande de paiement

Sur chaque ligne correspondant à un paiement, les actions suivantes sont disponibles :

L'icône du "V" vous permet ici de marquer le paiement comme payé. Cela est utile si vous avez reçu le paiement par un autre moyen que par paiement CB sur simplypaie (chèque, espèces etc...).

L'icône du "!" vous permet d'envoyer en 1 clic un mail de relance à votre client. Ces mails de relance sont personnalisables (voir section "Options").

L'icône du "X" vous permet d'annuler la demande de paiement. Si ce paiement a été fait en mode "email", un email d'annulation sera envoyé pour prévenir le payeur, sinon aucun mail ne sera envoyé.

L'icône des chaînons vous permet d'accéder à la page de paiment. Vous pouvez ainsi vous faire une idée de l'apparence de la page, ou encore récupérer l'adresse de la page afin de le transmettre vous même à votre payeur par le moyen de votre choix, par exemple en copiant l'adresse de la page dans un mail écrit depuis votre propre boîte mail.

L'icône du trombone sera présente seulement si une facture a été ajoutée au paiement via simplypaie. En cliquant dessus, vous ouvrirez le document dans un nouvel onglet pour le visualiser ou le télécharger.

Les mails de relance peuvent soit être automatiquement envoyés à la fréquence de votre choix (bouton "Param"), ou bien être déclenchés manuellement via ce dernier bouton. Maximum une relance par jour.

De plus, il est possible de trier les documents en cliquant sur le nom d'une colonne. Il est également possible de faire une recherche par nom du client, ou bien de n'afficher que les paiements qui ne sont pas encore réglés "Masquer les archives" :

Facturation

1) Création d'une nouvelle facture

Pour créer ou éditer vos propres factures, placez vous dans l'onglet "Factures de vente" :

Le bandeau de création de facture apparaît alors :

Après avoir choisi le type de document (facture, devis ou bon de commande), remplissez la désignation du service ou produit, le montant HT, la quantité et le taux de TVA.

Vous pouvez ajouter d'autres lignes à l'aide du bouton "+".

Remplissez le nom du client et la date (format AAAA-MM-JJ).

Le montant total HT et TTC de la facture est dans ce cas calculé automatiquement, en prenant en compte les taux de TVA. L'option "Acompte" permet d'ajouter une ligne mentionnant l'acompte demandé.

L'icône en gros du trombone en haut à droite vous permet si vous le souhaitez de charger votre propre fichier, au lieu de renseigner les désignations et prix des produits. Il vous faudra alors renseigner le montant total et la TVA.

Validez alors à l'aide du bouton "V" et c'est terminé !

Après création, celle-ci apparaît alors sous la forme d'une ligne en dessous :

2) Actions sur une facture créée

Vous disposez ici de différentes actions sur une facture grâce aux boutons suivants :

L'icône "x" permet de supprimer la facture.

L'icône "!" permet de demander un paiement pour une facture existante.

Vous pouvez ainsi créer la facture d'abord, puis dans un second temps envoyer la demande de paiement en cliquant simplement sur cet icône "!" sur la ligne de la facture ; vous serez redirigés dans l'onglet "Paiements reçus" pour que vous choisissiez le client à qui l'envoyer :

Notez que dans ce cas la facture sera intégrée automatiquement au paiement, comme l'atteste la couleur verte de l'icône du trombone. Cette dernière option est pratique si vous souhaitez prendre le temps de créer votre facture, avant de demander le paiement correspondant à cette facture.

L'icône "crayon" permet de modifier la facture :

L'icône "€" permet de visualiser les paiements liés à cette facture (si il y en a) :

L'icône "oeil" permet d'ouvrir la facture dans un nouvel onglet pour la visualiser, l'imprimer ou la télécharger.

3) Créer une facture et une demande de paiement simultanément

Simplypaie vous permet en quelques secondes de créer et d'ajouter une facture à la demande de paiement, via l'icône bleue du trombone + (toujours dans l'onglet "Paiements reçus") :

En cliquant sur ce bouton, une barre d'outil pour les factures apparaîtra en haut de la barre orange :

Après avoir choisi le type de document (facture, devis ou bon de commande), vous pouvez ajouter plusieurs lignes avec la désignation du service ou produit, le montant HT, la quantité et le taux de TVA.

Le montant total de la demande de paiement est dans ce cas calculé automatiquement, en prenant en compte le taux de TVA. L'option "Acompte" permet de modifier le montant pour ne demander qu'une partie du total.

Une fois ces éléments-là renseignés, créez votre demande de paiement comme d'habitude (voir la section correspondante pour plus d'infos) en renseignant nom, email et montant. La facture sera créée au moment de de la création de la demande de paiement.

Un paiement créé de cette manière sera lié à sa facture. La facture sera envoyée par mail si vous choisissez d'envoyer la demande de paiement par email, et vous pourrez dans tous les cas la visualiser en cliquant sur l'icône du trombone dans la ligne du paiement ainsi créé.

Les factures sont personnalisables dans l'onglet "Options" : il est possible d'ajouter une note en bas de la facture, et différents modèles de facture sont proposés.

4) Gérer vos factures d'achat et autres documents avec Simplypaie

L'onglet "Factures d'achat" permet de charger sur Simplypaie vos factures d'achats.

Cette barre d'outil est la plus simple avec seulement nom, montant, TVA et date à remplir :

En cliquant sur le trombone, vous chargerez ainsi une facture présente sur votre ordinateur.

Si vous êtes sur votre téléphone, cliquer sur le trombone vous permettra de prendre en photo n'importe quel document, ce document sera alors chargé sur SimplyPaie. C'est particulièrement pratique lorsque vous êtes en déplacement par exemple, ou si vous ne voulez pas passer vos factures papier dans un scanner.

Validez alors à l'aide du bouton "V" et c'est terminé !

Cet outil prend tout son sens pour la transmission de vos documents à votre comptable, car il permet de regrouper toutes vos factures sur SimplyPaie et de donner immédiatement accès à ces documents à votre comptable, permettant un gain de temps non négligeable dans la gestion de vos factures.

L'onglet "Autres documents" permet simplement de charger tout autre document qui ne serait pas une facture d'achat ou de vente.

Indiquez juste le nom du document ainsi que sa date :

Chargerez le document présent sur votre ordinateur à l'aide de l'icône du trombone,

Validez alors à l'aide du bouton "V" et c'est terminé !

Cet outil permet de mettre à la disposition de votre comptable les documents de votre choix, par exemple vos relevés bancaires ou autres contrats qui lui seront utiles.

5) Donner accès à tous vos documents de facturation à votre expert comptable

Pour que votre comptable puisse accéder à vos documents, rendez-vous sur la page "Mes comptables" :

Renseignez alors son nom (ou celui de sa société), son e-mail et validez :

Votre comptable recevra par mail une invitation pour l'espace comptable de SimplyPaie, avec un mot de passe temporaire. Cet espace entièrement dédié aux comptables leur permet de visualiser et télécharger en temps réel tous les documents que vous avez créés ou chargés, ainsi que d'autres fonctionnalités (voir ci-dessous pour description détaillée de l'espace comptable).

Espace comptables

1) Un accès à toutes les factures de votre client

L'espace SimplyPaie Comptables et un espace permettant à un comptable d'avoir accès à tous les documents d'une ou plusieurs entreprises, notamment les factures d'achat et les factures de vente. Cet espace est accessible après l'ajout d'un comptable par l'entreprise, ce qui envoie une invitation sur son adresse email qui lui permet de visualiser les documents de l'entreprise.

Le comptable peut être lié à plusieurs entreprises, et choisir le client sur lequel travailler grâce à la liste déroulante dans son espace SimplyPaie :

La barre d'outil du comptable regroupe 3 onglets : factures de vente, facture d'achats et autres documents.

Des boutons permettent de filtrer très facilement les documents par mois, année, date, nom ou référence. Le mois ou l'année sélectionné apparaîtra en rouge et seuls les documents correspondants à ces dates seront alors listés. Si des documents sont récents et/ou non traités, des notifications en rouge apparaîtront sur le mois correspondant ; celles-ci indiquent le nombre de documents non traités :

Le bouton avec la croix permet d'effacer le filtre de recherche en cours et donc d'afficher tous les documents. Les 2 boutons suivants vous permettent
- soit de récupérer un fichier zip avec tous les documents affichés pour le premier ("ZIP")
- soit de générer un unique pdf comprenant tous les documents affichés pour le second ("PDF"); ce pdf, qui s'ouvrira dans un nouvel onglet, regroupera un document par page pour une impression très facile de tous les documents, ou bien pour les télécharger tous à la fois :

2) Les outils pour la gestion des factures par le comptable

L'espace SimplyPaie Comptable permet de facilement gérer les différents documents de l'entreprise. Chaque document dispose d'un statut, qui peut être soit "non traité" (gris), "en traitement" (bleu) ou "traité" (vert) :

Chaque ligne, qui correspond à une facture (ou à un document), contient 3 boutons permettant de modifier le statut du document, ou bien de le visualiser :

3) Gérer les factures avec le mode plein écran

Le mode plein écran offre les mêmes informations mais avec une interface concue spécialement pour faciliter le traitement des documents. Cela dans le but d'optimiser le travail de saisie d'écritures comptables. En cliquant sur le bouton "Mode plein écran", cette fenêtre apparaît :

Des raccourcis clavier, indiqués dans les bulles d'aide des différents boutons, permettent de naviguer rapidement entre les documents et de changer leur statut facilement. Par exemple, la barre espace change le statut de non-traité à traité (et inversement), et les flèches du clavier permettent de passer au document suivant.

L'icône du crayon (ou raccourci clavier "M") ouvre une fenêtre permettant d'envoyer un message à l'entreprise pour lui demander des informations sur le document en cours de visionnage. Un mail avec votre message sera envoyé à l'entreprise, avec le document en pièce-jointe. Cela est utile pour demander des précisions sur le document, ou pour toute autre requête ou question. L'entreprise en faisant "répondre à" enverra un mail à l'adresse du comptable :